Warum OCR + KI im Mittelstand?
Handwerk, Gastro, Friseure, Ärzte, Hotels, Bäcker, Metzger – überall kommen täglich Dokumente rein. Manuelles Abtippen kostet Zeit und produziert Fehler. Automatisierung löst genau das.
- Zeit sparen: Daten in Sekunden statt Minuten
- Weniger Fehler: konsistente Felder, Pflichtangaben geprüft
- Sofort nutzbar: Übergabe an Buchhaltung/CRM/Archiv
Welche Informationen werden ausgelesen?
Typische Felder, die zuverlässig erkannt werden:
- Rechnungen: Rechnungsnummer, Datum, Netto/Brutto, USt., IBAN, Lieferant
- Verträge: Parteien, Laufzeit, Kündigungsfrist, Preise/Klauseln
- Belege/Quittungen: Betrag, Datum, Zahlungsart, Kategorie
- Energiebelege: Arbeitspreis, Grundpreis, Zählernummer, Abrechnungszeitraum
- Angebote: Positionen, Einzelpreise, Gesamtsumme, Gültigkeit
- Anhänge: automatische Verschlagwortung/Zuordnung
So läuft die Verarbeitung
Bewährte Schritte, die wir in Projekten einsetzen:
- Eingang: E-Mail-Postfach, Upload-Formular oder Scanner
- OCR: Texterkennung (PDF/JPG/PNG), Qualitäts-Checks
- KI-Parsing: Felder extrahieren, validieren, Normalisierung (z. B. Datumsformat, IBAN)
- Klassifikation & Routing: Rechnung, Vertrag, Beleg → Zielsystem
- Export: Buchhaltung (z. B. DATEV-CSV/JSON), CRM, DMS/Archiv
- Protokoll: Log, Fehlerreporting, Nachbearbeitung bei Bedarf
Genauigkeit erhöhen – schnelle Tipps
- Gute Scans: 300 dpi, gerade ausgerichtet, ohne Schatten/Knicke
- Vorlagen: wiederkehrende Lieferanten trainieren (Regeln/Prompts)
- Validierung: Pflichtfelder erzwingen, IBAN/Steuernummer prüfen
- Feedback-Loop: Korrekturen fließen ins Modell/Regeln zurück
Sicherheit & DSGVO
Verarbeitung in der EU, Löschkonzepte und Zugriffskontrollen sind Pflicht – besonders bei personenbezogenen Daten.
- EU-Hosting, AV-Vertrag, Rollen/Rechte
- Transport- und Ruhende-Verschlüsselung
- Retention: automatische Löschung nach Zweck
- Audit: Logging, Nachvollziehbarkeit, Fehlermanagement
Konkrete Anwendungsfälle (KMU)
- Handwerk: Eingangsrechnungen → Buchhaltung + Projektakte
- Friseure: Kassenbelege → Monatsabschluss
- Restaurants: Lieferantenrechnungen → Wareneinsatz-Analyse
- Ärzte/Praxen: Verträge & Patienteninfos → DSGVO-sicher archiviert
- Hotels/Pensionen: Buchungsbelege → CRM-Profile aktualisieren
- Bäcker/Metzger: Lieferscheine → Lager & Einkauf abgleichen
Typische Stolperfallen – und wie man sie vermeidet
- Zu viel auf einmal: lieber mit 1–2 Dokumenttypen starten
- Keine Validierung: Pflichtfelder und Plausibilitäten prüfen
- Kein Prozessowner: klar festlegen, wer korrigiert/freigibt
- Schatten-IT: Schnittstellen offiziell und dokumentiert anbinden
Posteingang entschlacken – jetzt starten
Wir richten dir eine schlanke OCR-Pipeline ein, passen Felder an und verbinden alles mit Buchhaltung/CRM.