Warum sich das für KMU besonders lohnt
Kleine Teams, viele Anfragen – da gehen Chancen verloren. Automatisierung sorgt für Tempo und Konsistenz.
- Schnellere Reaktion: Sekunden statt Stunden
- Einheitliche Qualität: Vorlagen & Regeln
- Mehr Abschlüsse: sauberes Nachfassen
- Weniger Klicks: Daten fließen automatisch ins CRM
So läuft der Prozess – Ende-zu-Ende
- Lead-Erfassung: Website-Formulare, E-Mail, Telefon-Bot, WhatsApp → automatisch ins CRM
- Qualifizierung: KI liest Bedarf, Budget, Fristen aus – Score setzen
- Angebotserstellung: Vorlagen + Preiskalkulation → PDF/Link erzeugen
- Follow-up: Regeln je Branche (z. B. nach 2/5/10 Tagen)
- Abschluss/No-Go: Status setzen, Gründe protokollieren, Lessons learned
Konkrete Beispiele aus dem Mittelstand
- Handwerk: Angebote aus Aufmaß/Foto generieren, Terminbestätigung automatisch
- Friseure & Beauty: Pakete (Schnitt+Farbe) als fertige Angebotsbausteine
- Restaurants/Catering: Menüvorschläge + Staffelpreise automatisch
- Ärzte/Praxen: Privatleistungen (IGeL) mit Info & Terminlink versenden
- Hotels/Pensionen: Angebot per E-Mail inkl. Upgrade-Optionen
- Bäcker/Metzger: Vorbestellungen & Firmenkunden-Angebote automatisiert
Vorlagen & Regeln, die funktionieren
Kurz & klar, damit niemand abspringt:
- Angebotsvorlage: Problem → Lösung → Leistungen → Preis → Nächster Schritt
- Follow-up-Regel: 2/5/10 Tage, dann Pause oder „Darf ich mich später wieder melden?“
- Abbruchgründe: Preis, Timing, Funktionswunsch → für spätere Optimierung speichern
Integration & Datenfluss
Wichtig ist, dass Systeme miteinander sprechen. Kein Copy-Paste, keine Doppelpflege.
- E-Mail/Telefon → CRM (Kontakt, Anfrage, Quelle)
- Angebots-PDF/Link → im Deal verknüpft, Status automatisch setzen
- Signatur/Bestätigung → Auftrag an Warenwirtschaft/Projekt
- Reporting → Abschlussquote, Dauer je Pipeline-Stufe, Top-Quellen
Erfolg messen – die richtigen Kennzahlen
- Antwortzeit auf Anfragen (Ziel: < 15 Minuten)
- Angebotsdurchlaufzeit (Anfrage → Angebot)
- Follow-up-Quote (wie viele Leads bekommen 2+ Kontakte?)
- Abschlussquote nach Quelle & Angebotsart
- Zeitersparnis pro Mitarbeiter/Woche
Datenschutz & DSGVO
- EU-Hosting, AV-Vertrag, Rollen & Rechte
- Nur notwendige Daten speichern, klare Löschfristen
- Transparente Vorlagen, keine Blackbox-Texte
Mehr Abschlüsse mit weniger Aufwand
Wir richten dir eine schlanke CRM-Pipeline mit KI-Bausteinen ein – passend zu deiner Branche.